Trei confuzii majore despre organizarea timpului

Foto: Afrajtova / Dreamstime

1. Sarcinile urgente nu sunt întotdeauna importante

Fostului președinte american Dwight Eisenhower i se atribuie unul dintre principiile referitoare la prioritizarea activităților:

"Ceea ce este important este rareori urgent, iar ceea ce este urgent este rareori important."

Sarcinile urgente, precum deadline-urile și email-urile, sunt cele care ne solicită atenția imediat. Sarcinile importante, cum ar fi munca profundă, cititul sau reflecția, sunt cele care contribuie la împlinirea obiectivelor pe termen lung.

Plecând de la observația lui Eisenhower, autorul Stephen Covey a popularizat o matrice care împarte activitățile în patru cadrane: (1) urgente și importante, (2) importante, dar nu urgente, (3) urgente, dar nu importante, (4) nici urgente și nici importante.

Acest model mental de clasificare a activităților este folositor pentru oricine vrea să-și consume judicios timpul și energia.

Sursa foto: jamesclear.com

2. Eficiența și eficacitatea nu sunt sinonime

În cartea care a pus temeliile managementului modern, Peter Drucker face distincția între eficiență și eficacitate.

Eficiența înseamnă să faci lucrurile bine, eficacitatea presupune să faci lucrurile care trebuie. Jocul de cuvinte din engleză este mai elocvent: doing things right vs doing the right things.

Această distincție este mai importantă ca niciodată pentru că trăim într-o cultură tehnologică, care fetișizează eficiența.

Literatura de productivitate ne învață să facem lucrurile mai repede și mai bine, dar, așa cum avertiza Drucker, "nimic nu e mai nefolositor decât să faci într-un mod foarte eficient ceva ce n-ar trebui făcut deloc".

Această decizie strategică − ce merită și ce nu merită făcut − este cea care determină eficacitatea muncii fiecăruia.

3. Managerii și creativii au programe diferite

Într-un eseu publicat în 2009, Paul Graham, unul dintre cei mai cunoscuți investitori din Silicon Valley, a explicat diferența între agenda managerilor și agenda creativilor.

În timp ce managerii au ziua împărțită în intervale de o oră, programatorii, designerii sau scriitorii au nevoie de cel puțin o jumătate de zi pentru a-și pune mintea în mișcare.

Ăsta e motivul pentru care întâlnirile se încadrează perfect în programul fragmentat al managerilor, dar sunt detestate de cei care au nevoie de câteva ore de lucru fără întrerupere pentru a intra într-o stare de flow creativ.

Aplicațiile de comunicare facilitează și mai mult întreruperile, așa că aceia care își câștigă pâinea dintr-o muncă intelectual-creativă trebuie să-și protejeze cu îndârjire atenția și timpul de lucru.

Pentru cei mai mulți, asta înseamnă folosirea orelor dinainte de prânz pentru muncă profundă și lăsarea treburilor administrativ-logistice pe după-amiază.