Festivalul „Pandemia”

TIFF, Jazz in The Park, Electric Castle, StreetFood Festival sau Untold sunt sinonime cu “vara la Cluj”. În spatele fiecăruia stau câțiva manageri căpoși care bifează mii de ore de muncă, planuri minuțioase de organizare și tone de stres. Odată cu debutul stării de urgență, la finalul lunii martie, acești manageri au decis să organizeze împreună un festival mai aparte, cu public specializat și circuit închis – să-i spunem „Pandemia”.

Povestea lui seamănă cu începuturile filmelor cu supereroi, când se adună personajele și-și pun la un loc puterile și experiența.

La Cluj, s-au pus la un loc relații, sponsori, rezistență, încăpățânare, energie și nervi. Așa s-a născut board-ul Un Singur Cluj și ideea clară de a dota spitalele cu echipamente de protecție și aparatură necesare pentru a depăși criza sanitară.

Ideea de bază era ca toate donațiile și eforturile de susținere ale comunității să fie preluate centralizat – ordonat, frumos – ca la un festival organizat în cele mai mici detalii. Și apoi folosite în funcție de necesitățile spitalelor și ale administrației.

Așa a ajuns managerul TIFF să se ocupe de achiziții medicale aduse cu avionul din China, cei de la Electric Castle și Untold să construiască zone de triaj pentru spitale și să organizeze cazarea medicilor în hoteluri sau Street Food Festival să asigure mâncarea pentru medici.

“Operațiunea Avionul”

Tonul l-a dat managerul TIFF, Cristian Hordilă, încercând să-și astâmpere o frustrare.

„Am simțit că toate acțiunile celor responsabili nu evoluează proporțional cu gravitatea și complexitatea situației și am explodat inițial printr-o postare pe Facebook, pornită de la un joc în care îi construiam un spital fetiței mele. Simțeam că se pot face lucruri, însă nu îmi era foarte clar cum și cu cine”, povestește acum.

Într-un interviu pentru PressOne, Cristian povestește cum a adunat în jurul ideii sale oamenii cei mai activi din festivalurile clujene. Și cum a învățat într-o lună să facă achiziții medicale și să muncească zi de zi după fusul orar din China.

– Care a fost poziția/jobul tău în Un singur Cluj și cum a arătat programul tău în perioada asta?

Eu am preluat achizițiile, relația cu autoritățile (în particular Instituția Prefectului) și spitalele, dar și un pic de fundraising.

Toată perioada care a urmat a însemnat o muncă enormă: ziua începea la aproximativ 5.00 AM, ca să prind « business hours » în China pentru a putea discuta cu importatorii de acolo.

După masă începeau ședințele de departamente și seara se încheia cu ședința de board. După ora 23.00 începeam să aranjez planul pentru a doua zi, să revăd conversațiile de pe grupuri de Whatsapp și Facebook și să investighez „lead-urile noi”, cum le spuneam noi posibililor furnizori, producători, importatori. Cu puțin noroc, la ora 01.00 terminam ziua.

– Pe cine crezi că ați ajutat cel mai mult în perioada asta și cum?

– Cred că cel mai mult i-am ajutat pe medici și pe pacienți, apoi acele autorități care ne-au permis intervenția pe anumite subiecte. 

– Pe tine cine te-a ajutat cel mai mult?

– Echipa. Clar fără această gașcă mișto lucrurile nu ar fi reușit și rezultatele nu ar fi arătat așa. Am fost suport unii pentru alții zile întregi, au fost persoanele cu care am purtat discuții lungi și interminabile și pe mâna cărora m-am lăsat când nu am mai putut sau când m-am blocat.

Am stabilit de la început că funcționăm după niște principii decizionale clare:

1. toți sau nici unul – și am respectat asta cu sfințenie,

2. fără promovare și PR pentru ce reprezentam noi și

3. transparență și încredere între noi. 

Un moment care sumarizează cel mai bine toată această atmosferă a fost ziua când am înființat departamentul de sponsorizări: toate festivalurile și-au trimis oamenii la o discuție cu mine și Alin Vaida (Jazz in The Park).

După 5 minute de introducere, în care am explicat ce facem și ce vrem de la ei, toți acești oameni au devenit o singură „haită”.

În general oamenii care se ocupă de sponsorizări și fundraising în timpul anului duc războaie reci între ei pentru bugete, pentru rezultate, nu își împart informații sau relații.

În 2 ore, împreună am scanat relațiile tuturor, au share-uit orice informație pe care o aveau și s-au pus pe treabă. Am conștientizat ce putere și ce resurse poți aduna dacă abordezi lucrurile corect și transparent și dacă ai un scop clar.

– Povestește-ne cum ați organizat și cum a decurs Operațiunea avionul. 

– După primele ședințe am stabilit că această mare nevoie de echipamente de protecție și ventilatoare poate fi acoperită doar prin achiziții centralizate  – cel mai probabil din China, ca să avem prețuri competitive.

Am provocat o întâlnire cu domnul prefect și autoritățile aferente într-o duminică. Ne-au primit imediat și au zis da din prima.

Apoi au urmat zile întregi în care analizam piste, furnizori, căutam contacte în China pe toate rețelele posibile și toți am înroșit telefoanele și apelat la toată lumea.

Piața din China de echipamente medicale, în perioada februarie-aprilie, era un adevărat haos, era război și totul se schimba cu o viteză incredibilă. Prețurile se modificau la fiecare 24 de ore, stocurile se modificau sau dispăreau constant. Importatorii chinezi, în majoritate, nu acceptau decât plata 100% în avans.

Americanii deturnau comenzi pregătite de export, guvernul chinez schimba reguli de export/vamă la 2-3 zile. Aeroportul din Shanghai era blocat, prețurile la cargo-uri se triplaseră și circulau informații despre rute care trebuie evitate că exista riscul rechiziționării încărcăturii.

Pe domnul Chen l-am găsit prin Camera de Comerț România-China din Harghita, la recomandarea lui Mihai Jurca de la Primăria Oradea. După o verificare zdravănă, nenumărate discuții și multe negocieri, am reușit să ne înțelegem asupra tuturor aspectelor comenzii și livrării.

A urmat apoi construcția unui domino care cădea de fiecare dată când era aproape finalizat.

Când reușeam să confirmăm stocul, se modifica livrarea, când confirmam ruta de zbor, se modifica legislația chineză, când reușeam să confirmăm cu autoritățile, se modica bugetul sau necesarul.

Am avut momente când mă speriam dacă nu cumva ne-am ambiționat prea tare sau dacă nu m-am blocat pe acest lead și făceam ședințe de „terapie” între noi până noaptea târziu. Mihai Păun (directorul Electric Castle, n. red.) mi-a zis într-o noapte: „Dacă tu simți că acolo e ceva, eu am încredere în instinctul tău și mergem așa că tu știi cel mai bine situația”.

– Ai avut vreun moment în care ai simțit că îți vine să-ți iei lumea-n cap? 

– Foarte multe. Noi toți am fost garnitura între sistem și pandemie și la un moment dat ne-am luat atât de în serios treaba, încât frustrarea și nervii câștigau pe fondul oboselii și exploatării.

Dar tot timpul ventilam între noi și apărea o voce care ne aducea aminte de ce am zis că facem asta și care e misiunea. Totul uns cu câteva glume, ceva alcool la ceas de noapte și 2-3 înjurături care te făceau să fii pregătit pentru o nouă zi. 

– Un om pe care ai ajuns să-l admiri în perioada asta

– O să îți zic doi oameni din două „tabere” diferite:

Ștefan al nostru (Ștefan Teișanu, directorul Centrului Cultural Clujean, n. red.) – că a fost mintea limpede și calmă în tot vulcanul zilelor care au trecut. Când ajungeam în momente de disperare, îl sunam și cu el îmi făceam ordine în decizii.

Prefectul Mircea Abrudean – m-a impresionat că a răspuns instant la oferta noastră, că nu ne-a desconsiderat abilitățile și că s-a bazat total pe noi în foarte multe decizii sau ajutor. Nu îl cunoșteam până la momentul respectiv, dar dacă toți oamenii din administrație s-ar mișca așa de eficient și rapid în decizii și acțiuni, lucrurile ar evolua mult mai repede și mai bine.

– Un sfat pentru administrație

– Creșteți lideri, numiți lideri, lăsați să crească lângă voi lideri. Lideri responsabili și competenți. Cu ambiții sănătoase și energie. Când începi să nu te mai simți în siguranță și protejat de cei care ar trebui să o facă, începe să îți fie alterată speranța și te cuprind dezamăgirea, frustrarea și neputința că ai fost fraierit de un sistem.

Înainte de campanii electorale și orgolii politice există cetățenii și interesul colectiv al acestora. Cetățenii au nevoie de o societate condusă de lideri adevărați care să îi apere, să îi protejeze, și când e cazul, să îi salveze.

***

Pacificatorul

Ștefan Teișanu este antreprenor cultural și directorul executiv al Centrului Cultural Clujean. A avut misiunea de-a fi mintea limpede care asigură comunicarea calmă între energia și ambiția managerilor și administrația clujeană.

“A fost clar de la început că nu va fi clar ce rol voi avea în proiect. În dimineața când m-a sunat să-mi împărtășească ideea, Cristi Hordilă mi-a zis cam așa: <hai să ne adunăm noi cu festivalurile, putem să ajutăm spitalele și județul în multe feluri>, iar eu i-am răspuns <hai, dar știi că eu n-am niciun festival, sună-i pe colegii cu festivaluri>.

M-am străduit să le fiu de ajutor, pironit la birou ca doamnele de la dispeceratele de taxi, în timp ce ei erau zilnic în tot felul de acțiuni care mai de care mai spectaculoase.

Am făcut conexiunile inițiale cu autoritățile publice, cu grupurile civice din oraș, apoi am preluat legătura cu organizațiile care s-au afiliat mișcării Un Singur Cluj. Am fost în toate grupurile interne ale echipelor, am ținut ședințele de board, am făcut tabele, am scris texte și rapoarte, am descărcat telefoane și baterii de laptop, în general aș zice că am fost atent”

A povestit într-un mini interviu pentru PressOne cum a trăit lipit de telefoane și device-uri care se descărcau constant.

– Ce a fost cel mai greu să ții sub control la Un singur Cluj? 

– După părerea mea, echipa operațională Un Singur Cluj a fost un exemplu de shared leadership ca la carte, fiecare a luat inițiativa atunci când a trebuit, restul grupându-se natural în jurul fiecărei inițiative.

Aș zice că misiunea cu care am avut cele mai mari probleme a fost cea de centralizare a nevoilor și resurselor: să aliniem necesarele, stocurile, resursele disponibile în spitale și la privați, asta a fost o provocare continuă și n-am rezolvat-o niciodată pe deplin.

Am reușit însă să o rezolvăm punctual pe mai multe teme concrete, unele mai mici, cum a fost închiderea necesarului de viziere pentru o lună în spitalele din județ, pentru care am lucrat cu toate spitalele și cu mișcările civice, și altele mai mari, cum a fost cazul avionului pe care am reușit împreună să-l aducem din Shanghai.

– Ce ai învățat în perioada asta și n-o să uiți niciodată?

– Am învățat tot felul de lucruri despre achiziții de echipamente medicale, dar pe astea nu m-ar deranja să le uit. Ce, în schimb, o să-mi rămână sigur în memorie e sentimentul – nu, certitudinea! – că suntem capabili de o mobilizare și o solidarizare incredibile. 

Să-i vezi pe directorii de festivaluri suflecându-și mânecile și investindu-se direct, împreună cu echipele lor, într-o misiune comună, să vezi că mai mult de o sută de organizații se adună pentru a susține, simbolic sau prin fapte, aceeași misiune comună, lucrurile astea au fost cu adevărat inspiraționale. Ah, un alt nivel foarte interesant de învățare pentru mine a fost să prind câte ceva din modul de lucru al fiecăruia din echipă.

– A fost cel mai greu să-i convingi pe colegi că….

– Să vină la ședințele de seară acum în ultima săptămână, când activitatea noastră la Un Singur Cluj e pe sfârșite, iar activitatea în organizațiile noastre se întețește, în pregătirea perioadei de după 15 mai.

– Un om pe care ai ajuns să-l respecți mult în perioada asta:

– Copiii din Tritenii de Jos ne-au lăsat pe toți cu gura căscată.

Ne-au scris cred că în prima săptămână de campanie că vor să ofere și ei o donație pentru cauza Un Singur Cluj. Au organizat un mic târg de ornamente și prăjituri făcute de ei, au încasat 1800 de lei și ne-au scris că și ei se simt parte dintr-Un Singur Cluj.

E vorba de elevii de la Școala Gimnazială „Pavel Dan”, organizați într-un Club Impact numit „Agenții comunității”, dacă bine îmi amintesc.

– Povestește-ne o zi de muncă și un inside joke.

– În timp de colegii mei făceau minuni de tot felul (deblocau mari achiziții, negociau avioane, organizau depozite, răspundeau sutelor de oameni cu idei și cu nevoie de ajutor, inventau strângeri de fonduri spectaculoase, făceau livrări de tot felul și construiau spații de triaj), eu stăteam la birou, acasă. 

Atât de mult am stat la birou încât am simțit nevoia să-mi cumpăr un scaun nou, mai ergonomic. Eram dintr-un telefon în altul, dintr-un grup de WhatsApp în altul, îmi încărcam device-urile de 2-3 ori pe zi.

N-aș ști să spun ce anume vorbeam atâta, dar nu cred că a fost vreo zi în prima lună de Un Singur Cluj fără măcar o mare dramă de rezolvat, iar de complicațiile mărunte nici nu mai spun, ele ne iau cea mai multă energie.

După cum se vede, nu am nimic spectaculos de relatat legat de munca mea în Un Singur Cluj, iar inside joke-ul va fi la fel de plictisitor. În fiecare seară țineam o ședință cu echipa, cu mari ambiții de a ne încadra într-o oră, ceea ce n-am reușit deloc în primele două săptămâni, până ne-am așezat mai bine în papuci. 

Ei, și la fiecare ședință țineam o minută pe care o trimiteam apoi pe mail tuturora și al cărei unic cititor eram eu. Știu asta pentru că într-o zi am pus în loc de minută o poezie, dar nimeni n-a remarcat. Dar asta e soarta minutelor de ședință, să nu le citească nimeni niciodată.

– Ce simți că ai putea organiza după asta?

– O provocare serioasă ar fi acum să organizăm o petrecere Un Singur Cluj cu toată suta de organizații implicate. Sau măcar una mai mică, la o bere, cu echipa operațională. Așteptăm publicarea normelor, apoi cred că ne ambiționăm s-o facem și pe asta.

***

Electric și Untold, împreună

Andi Vanca este directorul de comunicare al festivalului Electric Castle. În Un singur Cluj, Electric a asigurat comunicarea și promovarea proiectului și implementarea zonelor de triaj de la spitalele din Cluj, alături de cei de la Untold.

Pentru PressOne, Andi a povestit despre implicarea celor mai mari festivaluri muzicale din Cluj.

– Cum a fost să munciți cot la cot cu “concurența”? Ce ai învățat de la ea?

– Nu i-aș spune concurență. Deși, din afară poate părea o competiție,  fiecare se adresează unui alt tip de public și organizează evenimente cu o identitate și o viziune diferite.

Până la urmă și în afara Un Singur Cluj avem un obiectiv comun: să creștem piața de evenimente din România. Deși ne știam intre noi, nu mai lucrasem până atunci împreună.

E interesant să vezi cum gândesc și ceilalți sau cum își organizează echipele. A fost ca un schimb de experiență, care probabil nu s-ar fi întâmplat altfel. În plus am mai observat că „nu-s chiar așa de răi nici ăia”. 

– Cât de diferită a fost munca asta față de cea de festival?

– Pentru mine personal a fost prima oară când am interacționat mai mult cu autoritățile.

Pornisem și de la premisa că lucrurile se mișcă mult mai greoi și totul e infinit mai birocratic decât în domeniul nostru. Lucrurile însă se pot schimba și sunt autorități deschise spre schimbarea asta.

Ping pong-ul de la începutul proiectul, în care am încercat sa găsim un echilibru și un mod de lucru care să împace pe toată lumea, a fost cea mai mare provocare. Evident, a existat și scepticism, poate puțină lipsă de răbdare din partea oamenilor, dar în final lucrurile s-au așezat și au început să funcționeze. 

Ah da! Mi-a lipsit însă munca de teren. E ciudat și foarte obositor să lucrezi la un proiect de genul ăsta de acasă, de la o masă. 

– Un om pe care ai ajuns să-l respecți mult în perioada asta.

– Ne știm fiecare de mulți ani, dar mai degrabă ne întâlneam la evenimente, decât să fi făcut ceva împreună.

Pe Hordilă și Lush (Constantin Covaliu, directorul Street Food Festival, n.red.) cred că îi cunosc de vreo 12 ani, pe Alin (Alin Vaida, fondatorul Jazz in The Park, n.red.) și Ștefan de vreo 7 și nu-mi imaginam că vom lucra prea curând împreună, dar iată. Fiecare pe bucata lui e foarte bun, ne-am adunat ca-n Captain Planet și se pare ca rezultatul a fost foarte bun.

– Amintirea cea mai pregnantă din aceste două luni este…

– Zoom-urile de la ora 19 si poveștile cu mister Chen.

– Vezi în viitor alte proiecte marca Un singur Cluj?

– Cred că atât timp cât există un model de lucru și am văzut că putem lucra împreună, Un Singur Cluj se mai poate activa pe viitor, da.

Însă, poate ar fi mai bine să fie privit ca un exemplu de colaborare între privat, ONG și autorități și cine știe, poate va deveni ceva prezent implementat în mai multe orașe din țară.

***

Un Singur Cluj, în final

150+ organizații implicate

40+ unități medicale și organizații sprijinite

1.500.000+ echipamente de protecție facilitate sau donate

24 ventilatoare facilitate sau donate

1.000.000+ lei atrași din donații

100+ medici cazați în hoteluri

10+ tone de mâncare, apă, ceai și cafea distribuite

10+ operațiuni logistice derulate

100+ voluntari în echipa Un Singur Cluj

Echipa operațională:

Cristian Hordilă, TIFF

Mihai Păun & Andi Vanca, Electric Castle

Alin Vaida, Jazz in the Park

Constantin Covaliu, Street Food Festival

Ioana Perța, Untold

Ovidiu Cîmpean, Primăria Cluj-Napoca

Bogdan Covaliu, Careers in White

Ștefan Teișanu, Centrul Cultural Clujean

cu sprijinul Instituției Prefectului Județului Cluj, Primăriei Cluj-Napoca, Consiliului Județean Cluj și Spitalului de Urgență Cluj